同じ仕事しても、スケジュール作成／タスク管理によって「生産性」は大きく変わります。
とにかく目についた、仕事からやっていく！
⇒非効率で残業地獄、、、納期遅れ連発。。。
しっかりスケジュール管理をして仕事をする！
⇒ムダなく動けるので、生産性が高い！
、、、とはいっても、具体的にどうすれば？？という方が多いです。なぜなら、スケジュール管理の方法を教えられたことがないので、なんとなく我流でやっている！が多数派です。
凡人の私ですが「仕事が早さ」だけは長所です。それは、正しいスケジュール管理の方法を学び、しっかりと実践しているからだと思っております。
この記事では、超オススメのスケジュール作成／タスク管理術を紹介していきます。すぐに実践できる5ステップに絞っていますので、最後までご覧ください。
1.タスクが生まれたら「即メモ」しておく
あれー？なんかやることがあった気がするけど、思い出せない。。。
↑なんてことはないでしょうか？この時間が非常にムダです。。。
雑でいいのでタスクが発生したらメモをすることを習慣にしましょう。スマホを活用し、要件を入れておくだけなら、起動から完了まで10秒でできます。この10秒で、タスク漏れを防ぎ、思い出すムダがなくなります。
その際に「期日（納期）」もセットで入力しましょう。期日はスケジュール作成する上で非常に大事です。逆に期日が決まらないままタスクを依頼された場合「期日はいつですか？？」という確認をするようにしましょう。
期日は超大事なのですがちゃんと確認する人は少ないです。これを徹底するだけで「むむ！この人デキる！」と周囲に一歩差をつけられます。
ちなみに、人に仕事を依頼する際も「◯日◯時までにご回答をお願いしますね。」と期日を明確にしておくことをオススメします。
例えば『「社内確認」が完了しないとお客様に資料を提出できない。』というケースはよくあると思います。つまり、回答が返ってこないと自分の仕事が進まないので、スケジュールをコントロールするためにも、依頼に期日を設けることは重要です。
- タスクが発生したら「とりあえずメモ」
- メモする際は、期日（納期）もセットで
2.タスクを分解する
スケジュールを組む前に、タスクを分解しておくメリットは大きく2つあります。
- ゴールまでの道筋が見えるので、所要時間の目安が立てやすくなる
- 懸念事項を事前に洗い出すことができ、対策を打つことができる
つまり、実際に行動に移してから予想外の事態がおこる可能性を減らせるので、精度の高いスケジュールを作ることができます。
例として「見積もりをとって比較する」というタスクを分解してみます。
- 見積もりの条件／業者への質問事項を決める
- 依頼する会社を決める
- 実際に見積もりを依頼する／回答期日を設定
- 返ってきた情報を整理する（どうやって？エクセル？）
- 要点をまとめて資料にする
このように分解しておくと「業者さんから回答をもらうまでに時間がかかるので、見積もり依頼までは早めにしておかないとダメだな。」と完了までの道筋／時間を逆算することができます。
さらに「タスクの分解」には隠れた2つのメリットも存在しています。
1つ目は「毎回、脳みそを使うので圧倒的に賢くなる。」です。タスクを分解する時は、頭をフル回転させます。繰り返し行うことで、物事を分解して捉えられるようになり、ロジカルシンキングの基礎が身につきます。※参考記事：ロジックツリーの作り方
2つ目は「手つかずのタスクなくなる。」です。大きなタスクは、気が重くてなかなか手をつけられないですよね？しかし分解しておくことで、最初の一歩を踏み出すことができます。始めるまでは億劫だけど、始めてしまえば案外進む！なんてことはよくあると思います。
- タスクを分解して、精度の高いスケジュールを立てる準備をする
- 「タスクの分解」を習慣にすると「頭が良くなる」「手つかず放置がなくなる」
3.優先順位をつけていく
スケジュール管理が下手な人は、優先順位をつけるのが下手です。何から手をつけて良いのかわからずに、「目の前にあるもの」「やりやすそうなもの」からやってしまいがちです。何からやるべきか？を整理していく必要があります。
優先順位をつける時に「重要度」と「緊急度」の2軸で整理する「アイゼンハワー・マトリクス」（以下の図））が役立ちます。
重要×緊急の優先度1はすぐにやりましょう。一番の問題は「とりあえず手をつけやすい優先度3から始めてしまって、実は重要な優先度2の事項を後回しにしてしまう」ことです
- 優先度2：中期計画の作成、人間関係の構築
- 優先度3：意図が不明な社内資料、アポのない来訪対応
↑共感いただける方も多いのではないでしょうか？（私も以前、完全に2と3の優先度を逆にしてました。。）これがスケジュールを作らない人の生産性が上がらない一番の理由です。なんだか忙しいけど、重要な仕事をしていないので、成果があがらないのです。
優先度をつけたら、優先度3、優先度4からやらないことを決めましょう！時間は有限なので、この仕訳がとても重要です
- 重要性と緊急性の2軸でタスクを4種類に振り分ける
- 重要ではないタスクのなかで「やらないこと」を決める
4.大きなタスクから優先で時間を確保する
優先順位をつけることができたら、スケジュールを作成していきます。その時に、一番大事なことは「大きなタスクから優先して時間を確保する」ということです。
その理由を「バケツと石」の図で紹介します。限りある枠に効率的にモノを入れる鉄則です。
大きな石から入れるとバケツに全部入ります。しかし、小さな石からバケツに入れるとバケツから溢れてしまいます。スケジュール作成でも同じことがいえます。
ちなみに、スケジュール作成の作業は、夕方以降にやるのがオススメです。理由は2つあります。
1つ目は「頭が活性化されている午前中の時間を有効に使うため」です。前日にスケジュール作成をしておけば、頭がスッキリしている午前中を有効に活用することができます。
2つ目は「タスクが整理されていると心理的に安心する」です。納期ギリギリの仕事があると、仕事外でも心が不安になります。しかしスケジュールを可視化しておくと、不安が軽減されます。
- 大きなタスクから優先して時間を確保する
- スケジュール作成の作業は、夕方以降がオススメ
5.余裕のある計画をつくる
最後のポイントは「余裕のある計画をつくる」です。これは「偶然性プランニング」といって、あらかじめ妨害を予測しておき、事前の心構えや対策を準備することです。
- スマホの着信／メール通知／チャット
- 同僚／後輩／上司から話しかけられる
- 強烈な眠気／体調不良
- 緊急のトラブル対応
などなど、実際の業務では突発的なことが発生します。余裕のないスケジュールの場合、全てが後ろ倒しになっていきます。残業が多い人は、そもそも詰め込みすぎスケジュールになっており、計画の時点で破綻している可能性があります。
「余裕ある計画」チームと「詰めこみの計画」チームを比較した場合、想定外の事象が発生した場合に、20%以上も生産性に差がうまれる。という研究結果もあります。
ちなみに、、スケジュールを作るだけでなく、実際に実行できたのか？差があったのはどこか？をチェックしておきましょう。できなかった点を把握しておくことで、今後のスケジュール作成の精度をあげていくことができます。
- 余裕のある計画をつくる
- スケジュールを計画通りに実行できたかもチェックする
+α：短時間で終わるタスクから着手する
これまで紹介した5つポイントを実行すれば、間違いなくスケジュール作成／タスク管理のレベルが上がっているはずです。最後に、個人的にめちゃいいと思ってますが「人による」要素が強い＋αを紹介します。
スケジュールを作るときには、④で紹介したとおり、大きなタスクの時間を先に確保したほうが生産性は高くなります。しかし、人間は機械ではないのでいきなりフルスロットルで仕事はできません。（少なくとも、私はそうです。。）
そこで私は、短時間で終了するタスクを「仕事モード」への準備運動として利用しています。イメージとしては、以下のような順番でスケジュールを埋めていってます。
準備運動としての時間は、30分くらいが良いかなと思います。
このスケジュールを組むメリットは、準備運動だけではないです。メール返信など相手がいる仕事は、自分がボールを持っていると相手の仕事が止まるので、優先対応すると全体の生産性があがるからです。
ただ「朝イチの一番フレッシュな状態で最重要タスクをやりたい！」という人もいると思いますので、ケースバイケース／自分に合うかで、ご判断をいただければと思います。
まとめ：完璧な「スケジュール管理」で仕事がデキる人に！
最後に本記事で紹介した内容をまとめさせて頂きます。
- タスクが生まれたら「即メモ」しておく
- タスクを分解する
- 優先順位をつけていく
- 大きなタスクから優先で時間を確保する
- 余裕のある計画をつくる
- +α：短時間で終わるタスクから着手する
スケジュール管理を制するものは仕事を制する！といっても過言ではないので、是非お試しください。
また仕事を早く効率的に進めたい！いつも忙しすぎるので何とかしたい！という方には「エッセンシャル思考／エフォートレス思考」という本がオススメです！また「仕事が遅い人の特徴」についてもまとめてますので、参考にして頂ければ幸いです。
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