人に仕事を任せるのは得意ですか？自分でやったほうが早い！なんて思ってませんか？？
お気持ちよく分かります。なぜならば、私自身が「人に任せる」が苦手でたくさん失敗をしてきました。。
私が人に任せるのが苦手／自分でやったほう早い！と思っていた理由は、
- 依頼した資料が想定した品質になっていない
- 結局、修正が必要で納期に間に合わなくなる
- 細かく指示するのがめんどくさい
典型的なダメマネージャーですね。今、振り返ると恥ずかしい限りです。。
一人でできる仕事には限界があります。人に任せることが上手になると、中期的にみて仕事の質／量をアップさせることができます。
そんなことは、分かってるが部下が思うように動いてくれないんだ！
↑という管理職の方は是非、ご覧になってください。きっとお役に立つと思います。また現時点で任せる立場にない人でも、組織に所属して誰かと連携して仕事をすすめる上で参考になるはずです。
この記事では、私自身が失敗経験から学んだ、上手に「人に任せる」方法について紹介していきますので、ぜひ、最後までご覧ください。
「自分でやったほうが早い病」の思考パターン
なんとなく人に任せるのが苦手。。だと改善するモチベーションが続かないです。（私は何度か心が折れて失敗しました。）
なので、まずは「なぜ苦手なのか」を正しく認識することからはじめましょう。そのために、どのような思考をしているのか、3つのパターンに分類していきます。
ちなみに今から紹介する内容は「人に任せる」ということに本気で取り組んだときに、自分がなぜうまくできてないかを分析するためにA4ノートに書きなぐってあった内容です。
つまり、私は全て当てはまっていた。ということです。。。苦笑
パターン1：これは俺にしかできない仕事
一番恥ずかしい理由がこれです。個人として成果をだしたことによって、マネージャー（管理職）になった人が陥りがちです。
この根底にあるのは自分に自信がないということです。自分にしかできない領域を作ることで、自分の存在価値をつくっています。（※意識的ではなく、無意識でやってる場合もあると思います。）
パターン2：人に嫌われたくない
忙しそうなのに、仕事を依頼するのは悪いなと思って、結果的に自分で仕事を抱え込みまくっていくというパターンです。マネージャーになりたての時にありがちですね。
これは嫌われたくない＝「いい人と思われたい」という欲求があり、仕事上での付き合いとプライベートな感覚を混同してしまっていることが原因です。同僚は仕事仲間ですが、友達ではないので馴れ合いの関係は仕事を進める上では、お互いに損です。
仲良くすることがダメといってるわけではなく、仕事上での馴れ合いがNGということです。
パターン3：不確定要素が嫌い
人に任せることで不確定要素ができて、思ったように仕事を進められなくなります。その対策として、
- 1から10まで細かく指示するマイクロマネージメントをする
- 指示する方が手間なので、結局自分でやる
恐らく、このパターンが最も多くの人に当てはまり、最も解決が難しい内容だと思います。ですので、パターン3を解決して上手に人に任せるために、私が実施した方法を紹介します。（パターン3が解決できれば、1、2も自然と解決します。）
上手に人に任せる方法
上手に仕事を「人に任せる」ために様々なことを試しましたが、効果的だった2つの手法について説明していきます。
なにをやるか（What）ではなく、なぜやるか（Why）を伝える
仕事で指示をする時は、何をやるか（What）を伝えがちです。
依頼された側は、仕事の目的（ゴール）をしっかり理解していないので、依頼した側と認識ズレが生まれてしまい、何度もやり直しが発生することになります。とはいえ、細かい指示を毎回していると作業ロボットになって応用が効きません。
ですので、なぜやるのか（Why）をしっかり説明して、目的／背景をしっかりと共有することが非常に大事です。
具体例として、資料作成を依頼するシーンで説明していきます。
A社の状況を説明する資料をグラフ中心に、2、３枚でまとめて欲しい。
↑部下から見ると「目的はなに？」「どんなシーンで使うのか？」が不明なので、なんとなく状況をまとめた資料ができあがります。そして「あー、この情報も入れて欲しい！」などのやり直しが何度も発生するでしょう。
来週の営業本部会議で使うので、A社の状況を説明する資料をグラフ中心に、2、３枚でまとめて欲しい。状況を伝えてA社のプロジェクトに関わる追加人員を確保したい。
↑どんな場面で使うのか、目的がなにか、が明確です。例えば参加者が分かると、何も知らないお客様向けのように細かくまとめるのか、状況は理解している人向けにまとめるかの判断ができます。
さらに上司が把握しきれていないような事を、機転を利かして追加してくれるかもしれません。
競合B社がアプローチしてきていることも伝えたほうが、フォロー体制を厚くするための人員追加の承認してもらいやすくなるな！
すごく簡略化した例でしたが、なぜやるのか（Why）をしっかりと伝えることで、作業のやり直しを減らすことができますし、自分にはない素晴らしいアイデアがでてくることもあります。
指示をする側として「忙しいから」と目的／背景を伝えないのは怠慢です。特に大きな仕事や繰り返し行う仕事ほど、丁寧に説明することが中期的に、生産性をあげることにつながります。
仕事の主導権を渡す
数日かけて行う仕事の場合、期限直前に、最終形をいきなり提出してもらうのは危険です。思った内容と違った場合、修正をする必要があるので中間チェックが必要です。
ただ、、、中間チェックで進捗確認をして、今後の作業を指示をしていると、指示された側は「どうせ次の指示がくるだろう。」と自分で考えることをやめてしまいます。結局、1から10まで説明しているのと変わりません。
この問題を解決するには部下に「仕事の主導権を渡す」ことが必要です。主導権を渡すとは、仕事の目的を伝えたら、指示された側（部下）に今後の進め方について考えてもらうということです。
本件は、〇〇と連携して✕✕でデータをまとめていきます。
このやり方は違う！こうすべきだ！！（方法を指示）
↑こんな口出しをしたくなると思いますが、ダメです。グッと我慢してください。
なぜ、この方法を選択したの？（背景を確認）
この方法はどうだろうか？（方法を提案）
↑進め方の主導権を部下に渡しているので、指示ではなく進め方を提案して方向性をすり合わせていきます。
少し手間だと感じるかもしれませんが、部下が自分で仮説を立てる思考法を身に付けることができます。さらに対話で通して気づきを与えて成長機会を作ることもできます。これは、部下の成長だけでなく、指示をした側の成功体験にもなります。
繰り返すことで、目的を伝えるだけで良しなに仕事を進めてくれる「信頼できる心強いチーム」を構築することができます。
まとめ：「人に任せる」ことで自分自身をレベルアップさせる
最後にポイントをおさらいさせていただきます。
- 「自分でやったほうが早い病」の思考パターン
- これは俺にしかできない仕事
- 人に嫌われたくない
- 不確定要素が嫌い
- 上手に人に任せる方法
- なにをやるか（What）ではなく、なぜやるか（Why）を伝える
- 仕事の主導権を渡す
⇒短期間でみていると「自分でやったほうが早い」になってしまいますが、中長期で見た場合は、チーム力をあげることに力を使ったほうが結果的に成果は大きくなります。
私は人に任せるのが苦手でしたが、「お前は成果を出すことにコミットしていない。コミットしていれば、人に頼るはずだ！！」と言われたことが本気で取り組むことになったきっかけでした。
「仕事が遅い人の特徴３選」という部下側の視点からの記事も書きましたが、本質は同じことです。仕事を上手に進めるためには、3つのポイントをおさえて、手戻りなく進めることが重要です。
- 目的：なんのためにやるのか？
- 仮説：どうやってやるのか？
- 合意：チーム（組織）の方向性とあってるか？
是非、詳細についても説明しているので、以下の記事も見ていただけると嬉しいです。
コメント